Personvernloven (Datatilsynet) skiller mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger. 

Sametinget behandler personopplysninger og sensitive personopplysninger. Opplysningene deles ikke med andre hvis det ikke foreligger samtykke, men de kan utleveres for bruk til statistisk formål, og vil da bli behandlet slik at de ikke kan knyttes til deg som person.

Sametinget er behandlingsansvarlig for personopplysninger

Sametinget er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene vi får eller henter selv. Det vil si at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven.

Vi har felles behandlingsansvar med Kravia i saker som gjelder innkreving og tilbakebetaling av tilskudd.

Hva er formålet med Sametingets behandling av personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger slik at vi kan forvalte tilskuddsordninger i samsvar med Økonomireglementet i Staten. Dette omfatter blant annet:

• behandle søknader
• kreve tilbakebetaling av tilskudd
• bruke personopplysningene i forbindelse med lovpålagte oppgaver som budsjett, regnskap, statistikk og rapportering til andre myndighetsorganer
• utlevere personopplysninger til andre offentlige myndigheter som har et lovgrunnlag for innhenting, eks skatteetaten
• tilby korrekt og relevant informasjon om tilskuddsordningene
• analysere informasjon om bruken av doarjja.samediggi.no (søknadsportalen), så vi er i stand til å tilby brukervennlige, raske og korrekte tjenester

Behandlingen av personopplysninger omfatter innsamling, registrering og organisering i forhold til formålet.

Vi behandler også personopplysninger når vi sender ut pressemeldinger, Sametingsrådets beretning om virksomheten, interne rapporteringer og i forbindelse med omtale av tilskudd på våre nettsider.

Hva er Sametingets grunnlag for å behandle personopplysninger?

Sametinget må behandle personopplysninger for å kunne vurdere søknader om tilskudd og følge opp en eventuell tilbakebetaling av tilskudd. Uten personopplysningene vi ber om, kan vi ikke koble søknaden til en faktisk person. Behandling av personopplysninger er derfor nødvendig for at Sametinget skal kunne forvalte oppgavene vi er forpliktet til å utføre.

Hvilke personopplysninger blir brukt i behandlingen?

Sametinget bruker bare de personopplysningene vi trenger for å kunne utføre forvaltningsansvaret vårt. Noen ganger behandler vi også sensitive opplysninger eller taushetsbelagte opplysninger, men bare når det er nødvendig for korrekt saksbehandling.

Hvor hentes personopplysningene fra?

Sametinget henter inn personopplysninger fra andre offentlige instanser. Dette er blant annet Folkeregisteret, Brønnøysundregistrene og Skatteetaten.

Når du sender en søknad til Sametinget, ringer oss, sender en e-post eller er i kontakt med oss på annen måte, gir du fra deg personopplysninger. Dette er frivillig og opplysninger vi trenger for å kunne behandle henvendelsen din.

E-post

Du kan sende oss e-post, men vær oppmerksom på at innholdet i en e-post kan leses av datatyver. Vi oppfordrer derfor til ikke å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger. E-post til Sametinget blir behandlet som andre saker, og blir journalført om det er en forespørsel rettet til oss. Sametingets journal er offentlig og tilgjengelig på internett, men søk i søkemotoren gir ikke treff på navn i journalen.

Vær oppmerksom på at navnet ditt blir synlig i den offentlige journalen når du sender oss e-post eller brev med fullt navn når du ber om innsyn.

Kan Sametinget utlevere personopplysningene til andre?

Personopplysningene dine kan bli utlevert til andre offentlige etater som har lovlig grunnlag for å bruke opplysningene i sin saksbehandling. Dette gjelder blant annet Statens innkrevingssentral og Skatteetaten.

Vi utleverer ikke personopplysningene dine til andre enn de som har lovlig grunnlag, med mindre du har gitt fullmakt eller samtykke til det.

Offentlighet og rett til innsyn?

Sametinget er pålagt å følge offentlighetsloven. Alle har rett til innsyn i de dokumentene som skapes i kontakten mellom oss, søkere og publikum. Det betyr imidlertid ikke at alle dokumenter er tilgjengelige uten forbehold. Dokumenter som etter loven er underlagt taushetsplikt, vil være skjermet for andre enn de som behandler saken.

Hvor lenge blir personopplysningene lagret?

Sametinget følger arkivloven og må derfor arkivere dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Personopplysninger som blir brukt i behandlingen av din søknad, blir derfor ikke slettet. Dette er fordi vi trenger tilgang til opplysningene for å sikre en korrekt saksbehandling.

Personopplysningene dine kan brukes til historiske, vitenskapelige og statistiske formål. Dette har Sametinget lov til, så lenge samfunnets interesse for lagring er klart større enn de ulempene det gir deg.

Hvilke rettigheter har du som bruker?

Rettighetene dine følger av personopplysningsloven.

Du har

• rett til informasjon om hvordan Sametinget bruker personopplysningene dine
• rett til at Sametinget sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. I de fleste tilfeller er imidlertid opplysningene nødvendige å oppbevare etter at søknadsbehandlingen er over. Dette følger av annet lovverk som arkivloven og bokføringsloven
• rett til å korrigere egne personopplysninger som er ufullstendige eller uriktige
• rett til å klage på Sametingets behandling av personopplysningene dine
• rett til å trekke tilbake et samtykke når som helst
• rett til å klage til Datatilsynet
• rett til innsyn i opplysningene Sametinget har om deg
• rett til kopi av personopplysninger som behandles
• rett til begrensning av behandlingen som gjelder deg selv
• rett til å få med deg egne personopplysninger (dataportabilitet)

Sametinget kan gjøre unntak fra rettighetene over fordi vi utøver et offentlig oppdrag, eller behandling er nødvendig for utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. personvernforordningen artikkel 18 nr.2.

For å se hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, kan du sende oss en henvendelse og be om innsyn. Henvendelsen sendes til samediggi@samediggi.no, merket Personopplysninger.

Dersom du ønsker å slette personopplysningene som ligger lagret på en mottakerliste, send en e-post til samediggi@samediggi.no fra samme e-post som kontoen din er registrert på og oppgi brukernavnet du ønsker vi skal slette. Dine personopplysninger vil da bli slettet fra vårt mottaksregister.

Hvis du ber Sametinget om innsyn eller andre rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger, har du krav på svar senest én måned etter at henvendelsen kom inn. Hvis vi ikke kan svare deg innen en måned, vil du få et foreløpig svar før den opprinnelige fristen med opplysninger om årsaken til forsinkelsen. I slike tilfeller kan fristen forlenges med to måneder.

Er personopplysningene sikre hos Sametinget?

For å beskytte personopplysningene har vi en helhetlig tilnærming til informasjonssikkerhet.

Sametinget jobber derfor på flere måter for å beskytte dine rettigheter og dine opplysninger:

• Ansatte - vi jobber målrettet for å sikre kunnskap, holdninger og bevissthet og gjennom det redusere menneskelige sårbarhetsfaktorer.
• Teknologisk – vi jobber for å sikre at systemene er robuste mot eksterne cybertrusler og å redusere sårbarheter som oppstår gjennom samhandling med tredjeparter og gjennom ansattes bruk av systemene.
• Organisatorisk – vi jobber for å sikre at ansvar blir plassert, at risikostyring blir en del av Sametingets virksomhet, og at det utarbeides rutiner og retningslinjer for sikker informasjonsforvaltning.

Informasjonskapsler (cookies) og Google Analytics

Sametinget bruker analyseverktøyet Google Analytics for å analysere det generelle brukermønsteret på nettstedene samediggi.no/sametinget.no. Informasjon om brukerne hentes gjennom bruk av informasjonskapsler (cookies) på samediggi.no/sametinget.no. Informasjonskapsler er små tekstfiler som nettsiden lagrer på brukerens datamaskin. Filene kan bare leses av samediggi.no i tillegg til brukeren selv. Informasjonen blir anonymisert og brukt til å finne ut om brukeren har besøkt nettstedet tidligere, tidspunktet for besøket og hvilket nettsted brukeren kom fra. Sametinget bruker informasjonen til å forbedre tjenestene vi tilbyr på nettsidene våre. Vi bruker ikke informasjonskapsler til å lagre personopplysninger.

Du kan hindre at informasjonskapsler lagres på datamaskinen ved å endre på innstillingene i nettleseren.

I tråd med vanlig praksis på Internett, blir brukernes IP-adresse registrert av nettstedet samediggi.no. Sametinget har valgt å legge inn et script som fjerner de siste sifrene fra IP-adressen før informasjonen blir lagret av Google Analytics. Dette sørger for at analyseverktøyet kan anslå brukerens geografiske plassering, men adressen kan ikke brukes til å identifisere de enkelte. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern, og Google vil ikke sammenstille IP-adressen din med andre opplysninger Google eventuelt har om deg.

Kontaktinformasjon til Sametinget

For å kontakte Sametinget må du bruke de vanlige kanalene våre.

• Telefonnummeret til Sametinget er 78 47 40 00.
• Du kan også sende oss en e-post på samediggi@samediggi.no
• Eller sende et brev til: Sametinget, Postboks 3, 9735 Kárášjohka/Karasjok

Av hensyn til personvernet ditt anbefaler vi at du ikke sender sensitive personopplysninger på e-post, se over.

Personvernombudet i Sametinget

Sametinget har et personvernombud som ivaretar personverninteressene til ansatte, søkere, publikum og andre som henvender seg til oss. Personvernombudet kan gi råd og veiledning hvis du har generelle spørsmål om Sametingets behandling av personopplysninger, eller om vern av de opplysningene vi har registrert om deg som kunde.

Personvernombud Sametinget:

Margrethe Anti

e-post: Margrethe.Anti@samediggi.no

Tlf.  78 48 42 14