Sametinget er underlagt arkivloven og tok i bruk offentlig postjournal i 2009. I forbindelse med dette ble det fastsatt at personalmapper som hovedregel skal behandles som skjermede saker, med begrenset offentlig synlighet, i tråd med offentleglova.

Hva har vært offentlig – og hva har ikke vært det?

Det som har vært offentlig synlig, er dokumenttitler i journalpostene, ikke dokumentinnholdet.

Av totalt 474 personalmapper er det identifisert 49 mapper der dokumenttitlene inneholdt opplysninger som skulle vært skjermet. 

Det er viktig å understreke at:

• det har ikke vært mulig å åpne eller lese dokumentene i personalmappene
• tilgang til dokumentinnholdet hele tiden har vært korrekt begrenset til autoriserte personer internt

– Dette skal ikke forekomme, og Sametinget tar saken svært alvorlig. Vi beklager dette på det sterkeste overfor de som er berørt, sier fungerende direktør Tommy Somby.

Avviket har sammenheng med mangelfull etterlevelse av fastsatt praksis over tid, samt utilstrekkelig opplæring og kontroll knyttet til journalføring i personalsaker.

Tiltak som er satt i gang

Sametingets administrative ledelse har satt i gang flere undersøkelser og tiltak for å avklare omfang og varighet av avviket, og for å sikre at tilsvarende ikke skjer igjen. Dette inkluderer blant annet:

• gjennomgang av alle personalmapper og tilhørende journalposter
• kartlegging av hvilke opplysninger som har vært synlige i offentlig postjournal, og i hvilke perioder
• fjerning av personalmapper i offentlig journal
• varsling til berørte personer
• varsling til Datatilsynet
• gjennomgang og styrking av rutiner for journalføring og kvalitetssikring
• tilbud om oppfølging ved behov

I tillegg var Sametinget allerede i gang med arbeid knyttet til gjennomgang av bevarings- og kassasjonsplaner per avdeling før dette avviket ble avdekket.

Varsling av berørte

Sametinget har kontaktet de 49 berørte personene, etter hvert som det er avklart hvilke mapper det gjelder og hvilke opplysninger som har vært synlige. Dette har vært nødvendig for å kunne gi korrekt og individuelt tilpasset informasjon.

Øvrige personalmapper inneholder ikke identifiserbar informasjon i postjournalen.

Varsling til Datatilsynet

Avviket er meldt til Datatilsynet, og den videre kartleggingen inngår som en del av oppfølgingen av saken.

– Når identifiserbare opplysninger, og i enkelte tilfeller opplysninger som kan gi innblikk i sensitive forhold, har vært offentlig synlige, er dette i strid med grunnleggende personvernprinsipper, sier Somby.

Sametinget vil følge opp saken i dialog med Datatilsynet og legge tilsynets vurderinger til grunn for videre forbedringer og oppfølging.

Videre oppfølging

Feilene er rettet, og Sametinget arbeider videre for å sikre at tilsvarende avvik ikke oppstår igjen. Målet er å styrke kvalitetssikring, kontroll og kompetanse på alle nivåer.

–  Sametinget er opptatt av å opptre åpent og ansvarlig når det oppstår avvik, og av å ivareta tilliten til hvordan personopplysninger håndteres, avslutter Somby.